Richtlijnen samenwerking - Data aanleveren via ClearFacts portaal
Waar volledig geautomatiseerde uitwisseling voorlopig nog niet kan (vanaf 2026 zal het normaal met de verplichte digitale B2B facturatie hopelijk steeds kunnen), zijn er ook andere moderne mogelijkheden voor een efficiënte samenwerking en document- en informatieflow. Als je dat nauwgezet doet, kost je dit bovendien minder tijd en energie dan periodiek achter alle (zoek geraakte) documenten aan te gaan. Eén keer per maand alles correct aanleveren voor je boekhouding beschouwen we echt als een minimum en essentiëel in een samenwerking, ongeacht de grootte van je dossier.
Welke procedures er dienen gevolgd te worden om te komen tot een efficiënte digitale gegevensuitwisseling, lees je hierna.
Voorafgaand: doorsturen van documenten die andere behandeling vereisen dan gewone opname in je boekhouding:
Als je documenten hebt doorgestuurd of wil doorsturen die een andere behandeling dan gewone opname in je boekhouding vereisen (bv aankondiging fiscale controle, vraag om inlichtingen, speciale aangiften, …), dan verzoeken wij je om ons ook via klassieke weg te contacteren (telefoon of mail). Een persoonlijk contact en zekerheid omtrent ontvangst en verwachtingen is voor ons in die omstandigheden essentiëel (gezond verstand). Er komen zeer vele documenten toe op de portal en niet elk document wordt meteen integraal opgepikt.
Inleiding: bekijk deze ClearFacts video voor ondernemers:
Het zien en horen van de diverse mogelijkheden lijkt me nuttig, zowel als opfrissing als om snel aan de slag te gaan. Neem daarna deze tekst ivm onze concrete kantoorrichtlijnen ivm aanleveren verder door.
https://app.livestorm.co/clearfacts/starterswebinar-voor-ondernemers
Procedure 1: Maak het je makkelijk - Automatische aanlevering zonder menselijke tussenkomst (klinkt misschien moeilijk, is makkelijkst)
Dit is het beste scenario, zeker de nabije toekomst ziet er zo uit. Alles wordt gelijktijdig zowel aan jou als ondernemer als aan je boekhoudportaal aangeleverd. Dergelijk scenario bestaat ook al in het heden (voor een aantal leveranciers). En het fijne is, je hoeft er nauwelijks iets voor te doen: wat zaken instellen en activeren. Wij ondersteunen je hierin en zijn dit volop aan het uitrollen. Je bent zo al meteen klaar met een aantal van de nieuwe digitale B2B factuaratieregels die in aantocht zijn. Meer info hierover vind je in een apart artikel: https://www.spg.be/maak-het-jezelf-makkelijk-benut-peppol-nu-al-aankoopfacturen-automatisch-ontvangen. Sommige leveranciers kan je een duwtje in de rug geven om deze werkwijze te volgen (meer info vind je in het vermelde artikel).
Procedure 2 (als procedure 1 nog niet mogelijk zou zijn): digitale facturen via mail (of upload)
Vraag zoveel mogelijk digitale facturen aan je leveranciers. Wat al digitaal is, hoef je zelf niet opnieuw te digitaliseren. Print vooral geen files om nadien terug te scannen. Iets digitaal (file ontvangen in pdf) analoog maken (printen op papier) om vervolgens terug te digitalseren (scan van de print maken), is een digitaal horroscenario waar men slechter eindigt dan men begonnen is (de scan gaat steeds van slechtere kwaliteit zijn dan het origineel).
Maak de volgende contactpersonen aan in uw telefoon en/of mailsoftware:
- “Aankoop boekhouding” aankoop-xxxxxxxxxx@optifisc.clearfacts.be
- “Verkoop boekhouding” verkoop-xxxxxxxxxx@optifisc.clearfacts.be
- “Divers boekhouding” divers-xxxxxxxxxx@optifisc.clearfacts.be
In de hoger vermelde e-mailadressen dien je “xxxxxxxxxx” telkens te vervangen door uw ondernemingsnummer (10 posities beginnend met 0). Zo bekom je de dossierspecifieke e-mailadressen die je van ons ook bij de aanmaak van uw dossier hebt ontvangen.
Ontwikkel vervolgens volgende standaardreflexen (dus niet om de 3 maanden, maar gewoon dadelijk elke dag), met als doel dat er een continue flow ontstaat:
Standaardreflex bij ontvangst van een digitale aankoopfactuur:
- Indien factuur als bijlage aan mail hangt: forwarden naar de contactpersoon “Aankoop boekhouding”;
- Indien mail link naar factuur bevat: op link naar factuur klikken om deze te openen (normaal pdf) en vervolgens add as mail attachment (toevoegen als mail bijlage) kiezen en naar de contactpersoon “Aankoop boekhouding” uitvoeren (de mail met de link zelf forwarden heeft geen zin, dat is als de envelop of een inleidend schrijven bezorgen ipv het echte document);
- Gewoon inloggen op de portal en uploaden kan uiteraard ook (doorsturen naar specifiek mailadres is in praktijk vaak snellere, makkelijkere en ook meest gebruikt om facturen aan te leveren)
Standaardreflex bij mailen verkoopfactuur:
Voeg de contactpersoon “Verkoop boekhouding” toe in bcc als je je factuur naar je klant verstuurt.
Andere oplossingen voor verkoopfacturen zijn eventueel rechtstreekse koppelingen (via API’s, enkel beschikbaar voor bepaalde softwarecombinaties) of drag and drop van .xml factuurbestanden (ook enkel vanuit bepaalde software aan te maken). Neem voor dergelijke oplossingen vooraf contact op met je dossierbeheerder aub.
Merk op: de mails naar de ClearFacts mailadressen worden noch gelezen, noch bewaard, het enige wat er gebeurt is dat de bijlagen aan de mails (enkel pdf, fff, xml en sommige zip, geen word of excel) er geautomatiseerd worden “afgeplukt” en klaar worden gezet voor verdere verwerking in uw dossier.
Procedure 3: Bonnetjes --> via app
Er bestaat een app (ClearFacts app) die je kan downloaden op uw telefoon.
Via de app kan je dadelijk een foto maken, essentiële info toevoegen en dit geheel vervolgens doorsturen. Oa bedrag en betaalwijze dien je toe te voegen, de datum staat meteen juist als je de dag zelf met de ClearFacts app de foto neemt.
De app kan je downloaden zowel voor Apple IOS toestel als voor een Android phone.
Je login info is dezelfde als die voor je ClearFacts portal.
Tip: verberg het dashboard, bij dagelijks gebruik van je gsm voor bonnetjes lijkt dat ons niet het meest ideale startscherm (wie weet wie kijkt er over je schouder mee).
Hieronder een instructievideo:
Procedure 4 (als procedure 1 en 2 niet zouden kunnen): fysieke (papieren) documenten --> via scanner
Het meest aangewezen is om deze dagelijks te scannen, bij voorkeur dadelijk bij het openen van de post ongeacht of deze al dan niet betaald zijn.
Als je een scanner hebt met een directe, zelfstandige scan to mailserver functie die ook in één beweging recto/verso scant (zonder dat een pc dient opgestart te worden), is dat het meest handig. Scan op een resolutie van minimaal 300dpi.
Gelieve geen tekst te overplakken (geheel document dient leesbaar te blijven).
Scan ook elk document afzonderlijk (een zelfde document kan wel uit meerdere bladzijden en/ of bijlagen bestaan en dergelijk geheel dient uiteraard in 1 keer gescand worden; bijvoorbeeld een factuur van meerdere bladzijden). Een factuur
Het samen / in één enkel document scannen van meerdere facturen heeft diverse nadelen / risico’s. Om die reden kunnen we dat in het kader van een goede, efficiënte samenwerking cliënt / accountant niet ondersteunen. Er is een grotere kans op fouten, het splitten van het gebundeld digitaal document in aparte documenten per factuur is noodzakelijk, kans dat bestand te groot wordt en niet door mailverkeer of uploadpoort raakt (maximale bestandsgrootte) en aldus niet in je boekhouding is niet onbestaand.
Reacties van onze cliënten leren ons dat een volledig op maat van je dossier geconfigureerde scanner het meest optimale is wat betreft zeer efficiënt digitaliseren en uitwisselen van documenten die je zelf nog fysiek ontvangt. Vraag ons naar meer informatie of een demo. Je kan uiteraard ook gewoon inloggen in je portal en daar voor “drag and drop” of “manuele upload” van de scanbestanden kiezen.
Extra mogelijkheden:
Als je graag nog verdere toelichting geeft bij bepaalde documenten, kan dat door in te loggen op je portal. Klik op het tekstballonnetje naast het betreffende document om een opmerking toe te voegen. Aanzie dit als een digitale post-it. Je dossierbeheerder zal deze opmerking te zien krijgen tijdens de verwerking.
In je portal wordt bij de aangeleverde documenten nog een onderscheid gemaakt tussen documenten die klaar zitten in de mappen aankoop, verkoop en divers (vergelijk deze digitale map als een ouderwetse classeur die nog bij jou ligt) en de documenten die al effectief doorgestuurd zijn om te worden verwerkt in je boekhouding (vergelijk deze digitale map met een classeur die overhandigd is aan je boekhouder). Het best is om even met je dossierbeheerder contact op te nemen om afspraken te maken hoe hiermee in jouw dossier best wordt omgegaan in functie van hoe je zelf de portal / informatie gebruikt. Het aanleverproces kan je zelf op maat instellen in je ClearFacts portaal.
In bepaalde omstandigheden kan zelf boekingen voorbereiden tot de mogelijkheden behoren.
Door de continue documentuitwisseling weet je dossierbeheerder soms niet of bijvoorbeeld uw BTW aangifte mag worden gefinaliseerd op basis van de reeds aanwezige info. Daarom is in het portaal onder “Nieuws” en “Communciatie” een knop voorzien “BTW-aangifte OK”. Gelieve die knop in te drukken zodra dat van toepassing is aub. Je dossierbeheerder krijgt dan een bericht dat de aangifte mag worden afgewerkt op basis van de reeds aanwezige info. Een gewone mail sturen kan natuurlijk ook.
Heb je vragen of opmerkingen over deze richtlijnen, aarzel niet ons te contacteren aub.
Link naar bijkomende informatie en video's over gebruik ClearFacts portaal:
https://support.accountingplatform.eu/nl/support/home
Video starterswebinar voor ondernemers (40 a 45 min) zeer nuttig !
Zelf een seminarie volgen, schrijf je in: https://app.livestorm.co/clearfacts/starterswebinar-voor-ondernemers