Logische en opeenvolgende volgorde:
Facturen dienen een logisch opeenvolgende nummering te hebben (het eerste nummer dient niet noodzakelijk 1 te zijn als je wel documenteert dat je bij aanvang van een andere nummer bent gestart).
Logisch wil oa zeggen dat een hoger factuurnummering nooit een eerdere datum kan hebben dan een vorig factuur (als nr 15 op 10 april is gemaakt, kan nr 16 niet op 9 april zijn gemaakt).
Opeenvolgend wil zeggen: geen dubbele of ontbrekende nummers, wel een logisch opeenvolgende reeks (bv yyyy0001, yyyy0002, yyyy0003, yyyy0004, ….).
Ontbrekende of dubbele factuurnummers geven in een boekhouding niet zelden ernstige problemen / vertekeningen. Softwarematig dienen er vaak ook allerlei aanpassingen / work arounds te gebeuren om dergelijke nummers toch in een boekhouding te krijgen. Het manueel “oplossen” van die zaken in een tijdrovende, manuele bezigheid die makkelijk kan vermeden worden door de nodige aandacht bij het aanmaken van de facturen en het bepalen van de structuur van de factuurnummering.
Advies: hanteer een nummering waarin het kalenderjaar (of bij een gebroken boekjaar de relevante jaren bv 2324)Â vervat is en gebruik steeds een vast aantal posities (bv 3 als je max 999 facturen per jaar opstelt of 4 als je er max 9999 opstelt).
Voorbeelden van wat ok is:
2023001, 2023002, 2023003, ….
23240001, 23240002, 23240003, ….
Voorbeelden van wat niet ok of niet aangewezen is:
20231, 20232, 20233 …. 20239 (5 posities), 202310 (6 posities) is dus geen logische nummering voor een it systeem.
Wat verwacht een it systeem na 20239 (ook bij 2023-9) ? –> 202310 of 20240 ?
20240 is het juiste antwoord, (want dat is 20239+1).
Bij een sprong van 2039 naar 202310 lijken er voor een IT systeem 182.071 documenten te ontbreken.
2024.01, 2024.02, 2024.04, 2024.Q1, 2024.05, 2024.extra, 2024.06 –> oplossing: de speciale gewoon het eerstvolgende nummer geven
240101, 240201, 240301, 240302, 240401 –> in dit systeem begint elke maand opnieuw van 1, ervaring leert ons dat dit in de meeste dossiers meestal niet aangewezen is.
2024-Klant99-01, 2024-Klant70-01, 2024-Klant99-02, —> in dit systeem wordt klantnummer mee gebruikt –> dit zou enkel ok zijn als er ook verkoopjournalen per klant zijn wat meestal niet aangewezen isÂ
Facturatiesoftware:
Software kan helpen bij het aanhouden van een logisch, opeenvolgende nummering.
Zie Facturatietools, software, b2b facturatie
Binnenkort, vanaf 1 januari 2026, wordt digitale facturatie verplicht in B2B omgeving. Merk op een pdf is kwalificeert niet als een digitaal factuur.
