UBO register

FAQ, Nieuws, Ondernemen / By / / Anti-witwas, Rijkenregister, UBO

VERPLICHTE MELDING IN HET CENTRAAL UBO REGISTER WELKE NATUURLIJKE PERSONEN DE UITEINDELIJKE BEGUNSTIGDEN VAN UW VENNOOTSCHAP, VZW, MAATSCHAP OF STICHTING ZIJN !

Days
Hours
Minutes
Seconds
Hier stond een aftelklok. De deadline van 30/09/2019 voor de eerste, initiële registratie is ondertussen gepasseerd.

Wat voorafging:

Tot recent was er geen publiek register waarin vermeld werd welke natuurlijke personen schuil gaan achter rechtspersonen. De strijd tegen fiscale fraude, tegen witwassen en tegen de financiering van terrorisme, evenals cases als “Panama Papers” vormden de aanzet om hierin verandering te brengen.
De Europese Unie verplichtte de lidstaten tot het aanleggen van een register van uiteindelijke begunstigden – of in het Engels – ultimate beneficial owners, UBO’s (vierde anti-witwasrichtlijn, 2015/849). België heeft die Richtlijn omgezet in nationaal recht door de wet van 18 september 2017 en het KB van 30 juli 2018. Europa heeft ondertussen al een vijfde anti-witwasrichtlijn (2018/843) aangenomen, waarin nog strengere bepalingen zijn opgenomen.
Wat dit concreet inhoudt, wordt hieronder verder uitgelegd.

Welke juridische entiteiten zijn onderworpen ?

Bepaalde in België opgerichte juridische entiteiten zijn verplicht om informatie bij te houden over hun uiteindelijke begunstigden.  Het gaat om volgende 3 categorieën:

  1. Vennootschappen;
  2. (Internationale) vzw’s en stichtingen;
  3. Trusts en andere juridische entiteiten die vergelijkbaar zijn met trusts (voor deze laatste dient er per 15 maart nog een KB te volgen).

De UBO wetgeving is voor elk van die 3 categorieën wat anders. Om de tekst eenvoudig te houden gaan we hier vooral de regels voor de vennootschappen behandelen.  Voor vzw’s zullen bepaalde verschillen worden aangehaald. Indien u meer informatie wil ivm één van de niet behandelde categorieën, verzoeken wij u contact op te nemen.

Wie is binnen dergelijke entiteit verantwoordelijk voor de registratie ?

De wettelijke vertegenwoordigers van de hoger vermelde juridische entiteiten (bijvoorbeeld de zaakvoerder van een bvba of de afgevaardigd bestuurder van een nv) zijn verplicht om die informatie elektronisch te registreren in het UBO register.

Een alternatief voor het zelf doen, kan het geven van een mandaat aan ons kantoor zijn. In dat geval dient een specifieke opdrachtbrief ondertekend te worden en dient het UBO mandaat eveneens digitaal geregistreerd te worden.  De registratie van de volmacht om de UBO inschrijving door een externe gemandateerde (bijvoorbeeld ons kantoor) te laten doen in het centraal register van de overheid kan enkel digitaal gebeuren (procedure vergelijkbaar met registratie volmacht Tax-on-Web, Biztax e.d.).

Wie is een UBO ?

Voor vennootschappen zijn de volgende personen UBO:

  1. Natuurlijke personen die rechtstreeks of onrechtstreeks meer dan 25% van de stemrechten of delen bezitten;
  2. Natuurlijke personen die zeggenschap uitoefenen via andere middelen;
  3. Natuurlijke personen die behoren tot het hoger leidinggevend personeel (ons inziens enkel de afgevaardigd bestuurder, de CEO, dus niet alle leden van de raad van bestuur), en dit enkel indien geen van de personen als bedoeld onder punt 1 of 2 is geïdentificeerd, of indien er enige twijfel bestaat of de geïdentificeerde persoon of personen de uiteindelijke begunstigde(n) is, respectievelijk zijn.

Voor vzw’s en stichtingen zijn de volgende personen UBO:

  1. De leden van de raad van bestuur;
  2. De personen die gemachtigd zijn de vereniging te vertegenwoordigen;
  3. De personen belast met het dagelijks bestuur;
  4. De stichters;
  5. De natuurlijke personen of de categorie van natuurlijke personen in wier hoofdzakelijk belang de (internationale) vereniging zonder winstoogmerk of stichting werd opgericht of werkzaam is;
  6. Elke andere natuurlijke persoon die via andere middelen uiteindelijke zeggenschap over de (internationale) vereniging of stichting uitoefent.

Welke informatie dient geregistreerd te worden ?

De info die wordt gevraagd is afhankelijk van het soort entiteit en de categorie van UBO die wordt geregistreerd

    1. Naam en voornaam;
    2. Geboortedatum;
    3. Nationaliteit(en);
    4. Volledig verblijfadres;
    5. De datum waarop zij of hij UBO is geworden;
    6. Identificatienummer van het Rijksregister van natuurlijke personen of van de Kruispuntbank van de sociale zekerheid, en waar van toepassing elk vergelijkbaar identificatiemiddel dat wordt afgeleverd door de staat waar zij of hij verblijft of waarvan zij of hij onderdaan is;
    7. De categorie(ën) van UBO waartoe zij of hij behoort
    8. De omvang van het belang (bv. % aandelen)

In bepaalde gevallen wordt er ook andere info / bijkomende info gevraagd, bijvoorbeeld informatie over tussenliggende vennootschappen.  De toepassing vraagt ook naar stavingsdocumenten.  De wet zelf heeft daarover evenwel geen bepalingen opgenomen.  Het is dus niet wettelijk vereist om bewijsstukken toe te voegen. 

Tegen wanneer dient de registratie uiterlijk te gebeuren ?

Voor de eerste registratie is er tijd tot uiterlijk 30 september 2019. Daar stopt het echter niet. Elke latere wijziging van de UBO gegevens (bv aandelenoverdracht) dient uiterlijk binnen de termijn van één maand meegedeeld te worden. Verder moet de info jaarlijks bevestigd worden.

Welke informatie wordt nadien publiek gemaakt en wie heeft toegang tot die info ?

De overheid (oa bepaalde ambtenaren binnen de fiscus) heeft toegang tot alle informatie.
Ook de beroepen die aan cliëntenidentificatie dienen doen (oa notarissen, advocaten, bankiers, boekhouders en accountants, …) hebben toegang. De toegang is voor deze beroepen evenwel betalend en kan enkel in het kader van de nakoming van hun verplichtingen inzake cliëntidentificatie.
Voor vennootschappen is toegang eveneens mogelijk voor elke burger zonder dat een belang dient aangetoond te worden. De toegang is betalend gemaakt en de informatie die wordt weergegeven is beperkt.  Er wordt geen voornaam weergegeven, geen rijksregisternummer, geen precies adres (wel land).  Een opzoeking kan enkel gebeuren op basis van een ondernemingsnummer, dus niet op basis van een naam of een rijksregisternummer van een persoon om zo te weten te komen in welke vennootschappen die persoon allemaal UBO is.
In welbepaalde uitzonderlijke gevallen kan de informatie op verzoek van de UBO ontoegankelijk gemaakt worden. Ook in die gevallen zal de registratie evenwel dienen te gebeuren en zal de overheid zelf steeds toegang hebben tot die informatie.

Terzijde: toegang tot informatie over andere relevante juridische structuren is mogelijk, mits een legitiem belang aangetoond wordt.

Zijn er strafsancties indien de registratie niet gebeurt ?

Ja, er zijn boetes voorzien gaande van 250,00 EUR tot 50.000,00 EUR.  Wij adviseren u dan ook de registratie tijdig en correct uit te voeren.

Zijn er nog onduidelijkheden ?

Voor veel vennootschappen zal men met de huidige info al wel tot registratie kunnen overgaan. 
Toch zijn er ook elementen die nog onduidelijk zijn.  Bijvoorbeeld of men bij de beoordeling omtrent het al dan niet UBO zijn, rekening dient te houden met het huwelijksstelsel.  Stel bijvoorbeeld een pakket aandelen van 60% in een vennootschap behorende tot de huwelijksgemeenschap welke in het aandelenboek geregistreerd staan op naam van één van beide partners.  De stemgerechtigde partner dient al zeker UBO geregistreerd te worden.  Quid echter de andere partner ?  Dient de partner die vermogensrechtelijk (>< stemrecht) over 30% van de onderneming beschikt ook geregistreerd te worden ?  Niemand die het zeker weet.

Hoe concreet uitvoeren ?

Hou u e-id (digitale identiteitskaart), bijhorende pincode en e-id reader bij de hand.

Log in op MyMinFin en meldt u aan in naam van een onderneming.  In bepaalde omstandigheden kan het voorkomen dat u zich niet in naam van een onderneming kan aanmelden.  In dat geval zal uzelf mogelijk eerst nog als mandataris aan uw onderneming dienen gelinkt te worden.

Volg strikt de procedure als beschreven in volgende handleidingen:

Verdere informatie kan u ook hier terug vinden.

De ondernemersorganisatie UNIZO heeft een video met uitleg uitgegeven.  De video kan u hier terug vinden.

Het lijkt aangewezen om die video te bekijken en / of de handleiding bij de hand te hebben vooraleer u aan de slag gaat.  De toepassing is niet zo gebruiksvriendelijk om zonder handleiding van de eerste keer vlot te doorlopen.

De registratieverplichting zelf is helaas weer een bijkomende administratieve last die ook bona fide entiteiten tijd en energie kost, terwijl de wetgeving tot stand is gekomen vanwege de strijd tegen niet bona fide entiteiten (of mogelijk speelde de achterliggende verdere opbouw van een vermogenskadaster ook een rol).  Het is echter toch belangrijk dat de registratie correct gebeurt.

Indien u opziet tegen het zelf doorlopen van de procedure, kunnen wij u er uiteraard in bijstaan.  Gelieve in dat geval contact met ons op te nemen aub.

Bron: Unizo

Scroll to Top